Mit Paperless NGX ermöglicht Portunity Ihnen die Digitalisierung Ihrer Dokumentenverwaltung - ohne viel Aufwand auf einer schlüsselfertig und redundant gehosteten Lösung in unserem Rechenzentrum. Sie buchen einen unserer Tarife und können sofort loslegen.

Weitere unten finden Sie unsere Angebote unserer Tarife (siehe weiter unten) - und können nach der Buchung sofort loslegen.

Ansonsten haben wir Ihnen hier einige Informationen zu Paperless NGX bereitgestellt:

Paperless NGX ist ein freies, offenes und bezüglich Lizenzgebühren kostenfreies Dokumentenmanagementsystem (DMS), das physische Dokumente in ein durchsuchbares Online-Archiv verwandelt.

Ein paar Screenshoots zur Visualisierung:

Wir setzen Paperless NGX bei Portunity selber als Dokumenten-Management-System (DMS) ein – und auch unsere Mitarbeiter nutzen es abseits Portunity gerne.

Es bietet eine Vielzahl von Vorteilen, denn ein DMS wie Paperless NGX kann Ihnen helfen, Ihre Dokumente effizienter zu verwalten, Kosten zu sparen und die Sicherheit Ihrer Daten zu verbessern:

Effizienzsteigerung: Schnellere Suche: Durch die Volltextsuche und die Möglichkeit, Dokumente nach Kategorien und Tags zu filtern, finden Sie Dokumente deutlich schneller als in einem physischen Archiv.  Vermeidung von Ablagen: Dokumente werden digitalisiert und automatisch in einem übersichtlichen System abgelegt. Das mühsame Suchen in Papierordnern entfällt. Automatisierung von Prozessen: Workflows können automatisiert werden, z. B. die automatische Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Kategorien oder die Weiterleitung von Dokumenten an bestimmte Personen.

Verbesserte Zusammenarbeit: Zentrale Ablage: Alle Dokumente sind an einem Ort gespeichert und können von jedem Gerät aus abgerufen werden. Freigabe von Dokumenten: Sie können Dokumente für andere Personen freigeben und ihnen verschiedene Berechtigungen zuweisen. Kommentare und Notizen: Sie können Dokumente mit Kommentaren und Notizen versehen.

Kosteneinsparung: Reduzierung des Papierverbrauchs: Durch die Digitalisierung von Dokumenten sparen Sie Papier und Tonerkosten. Effizientere Nutzung von Ressourcen: Durch die Automatisierung von Prozessen sparen Sie Zeit und Geld. Verbesserte Compliance: Durch die zentrale Ablage können Sie Compliance-Anforderungen leichter erfüllen.

Sicherheit: Verlustsicherheit: Digitale Dokumente sind vor Verlust durch Feuer, Wasser oder Diebstahl geschützt. Zugriffsschutz: Sie können festlegen, wer Zugriff auf welche Dokumente hat. Datensicherheit: Ihre Dokumente sind durch moderne Sicherheitsstandards geschützt.

Paperless NGX bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter:

• Hinzufügen von Dokumenten
  • Upload - direkt über die Oberfläche via Webbrowser
  • Verzeichnis-Freigabe - das freigegebene Verzeichnis lässt sich auch lokal einbinden
  • E-Mail - geben Sie Paperless NGX eine eigene Mail und schicken Sie Dokumente als PDF dort hin - hierdurch lassen sich auch eingehende PDFs (z.B. Rechnungen u.a.) automatisiert über Weiterleitungsregeln an Paperless NGX einlesen
  • Scanner lassen sich leicht via FTP oder Mail automatisiert anbinden (Scannen direkt in das System)
  • Scan-Apps via Smartphone lassen sich ebenfalls via FTP, API und Mail einbinden

• Automatisches Indexieren von Dokumenten – dies kann eine erhebliche Zeitersparnis für Sie bedeuten. Paperless NGX kann Ihre Dokumente dabei via OCR-Texterkennung komplett durchsuchbar machen
• Korrespondenten und Tags - können beliebig angelegt werden zum Organisieren von Dokumenten
• Suchen und Filtern nach Dokumenten nach Text (Volltextsuche !), Datum, Typ und anderen Kriterien.
• Freigabe von Dokumenten: Sie können Dokumente für andere Personen freigeben und ihnen verschiedene Berechtigungen zuweisen.
• Elektronische Akte (E-Akte) - Paperless NGX kann auch zur Erstellung und Verwaltung von elektronischen Akten (E-Akten) verwendet werden. E-Akten sind elektronische Akten, die die analoge Papierakte ersetzen.

Erweiterte Funktionen:

• OCR-Texterkennung: Sie können Text aus Bildern und PDFs extrahieren und durchsuchen.
• Barcode-Erkennung: Sie können Barcodes auf Dokumenten scannen und die Dokumente automatisch einer Ablage-Kennung zuordnen.
• Volltextsuche in PDFs: Sie können PDFs direkt in Paperless NGX durchsuchen, ohne sie zuvor konvertieren zu müssen.
• Automatische Ablage: Sie können Regeln festlegen, nach denen Dokumente automatisch in Korrespondenten und Tags zugeordnet werden.
• Workflows: Sie können Workflows automatisieren und definieren., z. B. die automatische Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Kategorien oder die Weiterleitung von Dokumenten an bestimmte Personen.
• Benutzerdefinierte Felder: Ergänzen Sie eigene Felder zur Erfassung weiterer strukturierter Daten
• Integration mit anderen Anwendungen: Sie können Paperless NGX mit anderen Anwendungen wie E-Mail-Clients oder CRM-Systemen integrieren.
• Erweiterbarkeit: Paperless NGX kann mit zahlreichen Plugins erweitert werden, um zusätzliche Funktionen zu nutzen.

Im Vergleich zu einer lokalen Installation bietet die schlüsselfertig installierte Lösung von uns einige Vorteile: 

1. Zum einen entfällt natürlich der Installations- und Wartungsaufwand: Es muss zum Beispiel initial keine eigene Hardware angeschafft und administriert werden. Sie müssen sich keine Gedanken um Redundanz und Datensicherheit machen und dafür u. U. erhebliche "Klimmzüge" machen. Sie brauchen sich auch nicht mit Docker-Containerisierung, Updates, SSL-Zertifikaten und anderen technischen Grundlagen rumschlagen. Ein sofort nutzbares Datenverzeichnis sowie Maildressen für den Dokumentenimport werden von uns bereitgestellt.  Sie sind damit auch sehr schnell am Start: Sofern unsere automatischen Prüfalgorithmen bei der Buchung als Neukunde nicht zuschlagen, automatisiert innerhalb weniger Minuten nach der Buchung. Ansonsten bei Neukunden nach manueller Kontrolle von uns i. d. R. innerhalb eines Werktages.

2. Die mobile Zusammenarbeit auf einem zentralen Datenbestand in unserer Cloud ist standardmäßig "out of the Box" möglich: Mobile App: Sie können auf Ihre Dokumente von überall aus dem Internet aus zugreifen, auch von Ihrem Smartphone oder Tablet. Zusammenarbeit mit anderen Benutzern: Durch den zentralen Datenpool aller Dokumente haben alle Nutzer den gleichen Datenbestandstand jederzeit im Zugriff Funktioniert ohne Zusatzssoftware: Es müssen dafür auch keine VPNs installiert, verwaltet und benutzt werden. Die Verbindungssicherheit ist über SSL-Verschlüsselung natürlich trotzdem absolut gegeben.

3. Hochverfügbarkeit: Unsere Serverinfrastruktur und unsere Datenspeicherung (Storage) sind hochverfügbar: Das bedeutet, dass Ihre Daten jederzeit und von überall aus verfügbar sind – in einer redundanten Technik welche "zu Hause" oder in Ihrer Firma oft nur schwer und mit sehr viel Aufwand nachzubauen ist:   Alle Daten sind auf unserem hochverfügbaren CEPH-Cluster gespeichert. Dies ist ein Speichersystem (Storage) welches aus vielen Systemen mit jeweils vielen Festplatten als Speichereinheiten besteht. Alle Daten werden zweifach auf unterschiedlichen Systemen auf unterschiedlichen Speichermedien abgelegt, sodass der Ausfall einzelner Festplatten oder gar einzelner Systeme den Live-Betrieb nicht beeinträchtigt. Dies ist eventuellen lokalen Speichersystemen mit nur einfachem RAID in Verfügbarkeit, Betriebssicherheit und anderen Kriterien massiv überlegen. Hoch-redundante Server: Auch die Server auf denen die Paperless-NGX-Software letztendlich läuft, sind durch verschiedene Virtualisierungslayer hoch redundant angelegt. Müssen wir einzelne Server ausßr Betrieb nehmen, merken Sie davon i. d. R. gar nichts durch Live-Migrationen und andere Techniken.

Wichtig: Wir bieten ausschließlich das Hosting für Paperless NGX an. Das ist es auch, wofür wir eben Geld verlangen. Für das Hosting und optional Service und Support - nicht für die Software. Die Software ist ein Community-Projekt, OpenSource und eben kostenfrei. Die Funktionalität von Paperless NGX selbst liegt deshalb auch außerhalb unseres Einflussbereichs.

Unsere Leistungen:

• Bereitstellung und Wartung eines Servers bzw. Containers für Paperless NGX
• Rechenzentrums-Umgebung mit Standort Deutschland
• Sichere Datenspeicherung
• Regelmäßige Backups
• Updates und Fehlerbehebungen auf Serverebene

Unser Einfluss auf Paperless:

• Wir können keine Anpassungen an der Paperless-Software selbst vornehmen.
• Wir können keine Fehler in der Paperless-Software beheben.

Support und Hilfe:

• Offizielle Dokumentation: Für Fragen zur Nutzung von Paperless NGX konsultieren Sie bitte zunächst die offizielle Dokumentation in englischer Sprache: https://docs.paperless-ngx.com/
  • die Übersezungsfunktion Ihres Webbrowsers ist Ihr Freund für eine deutschsprachige Übersetzung

• Community: Hilfe und Support von der englisch-sprachigen Paperless-Community finden Sie auf Github: https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/discussions
• Unser Support: Support für die Nutzung von Paperless NGX können wir darüber hinaus nur eingeschränkt nach besten Wissen und Gewissen leisten - dieser Anwendersupport per Mail oder Telefon ist wie ausgewiesen nach Aufwand kostenpflichtig.

Webinterface unserer Applikationen

In unserem Webinterface steuern Sie Ihre Applikationen komfortabel und sicher: Neben Basis-Funktionen können Sie einige grundlegende Einstellungen vornehmen - sie brauchen keine Konfigurationsdateien bearbeiten.

Außerdem steht ein rein webbasierter VNC-Viewer zur Verfügung: Mit diesem können Sie Bildschirm und Tastatur jederzeit übernehmen. Für die Übertragung wird dabei weder Flash noch Java benötigt - die Übertragung funktioniert rein per HTML5 und Javascript.

Informationen zum Storage: Profitieren Sie sofort von unserem Hochverfügbarkeits-Cluster mit maximaler Sicherheit

Alle vServer auf unserer Plattform bekommen die virtuellen Festplatten von unserem Daten-Storage. Hierbei handelt es sich um einen Cluster, welcher aus mehreren Servern mit jeweils dutzenden von Festplatten besteht:

Besonders schnell: Die Teilstücke Ihrer virtuellen Festplatte werden dabei über alle Systeme und alle Festplatten verteilt gespeichert - und zwar immer doppelt auf unterschiedlichen Systemen. Werden Daten angefordert, werden diese von allen Festplatten und Systemen parallel gelesen und parallel von mehreren Systemen mit mehreren GBit an Ihren virtuellen Server gesendet - also ganz besonders schnell.

Volle Redundanz: Fällt eine Festplatte oder ein System in unserem Verbund aus, hat dies durch die redundante Speicherung keinen Einfluss auf die Bereitstellung Ihrer virtuellen Festplatte und Ihren vServer. Im Ausfall-Fall fängt unser System außerdem an, die Daten sofort auf weitere Systeme und Festplatten wieder erneut zu duplizieren, so dass auch weiterhin volle Redundanz gewährleistet ist.

Skalierbar: Brauchen Sie mehr Speicherplatz, können Sie jederzeit weitere Kapazitäten zusätzlich in unserem Webinterface erhalten. Wir sorgen im Hintergrund dafür, dass unser Storage-Cluster immer erweitert wird mit neuen Systemen und zusätzlichen Festplatten - und so immer genug leere Ressourcen adhoc für Sie bereit hält. 

Weitere Hintergrund-Informationen: Sofern Sie sich für die eingesetzte Technik interessieren, sei auf unseren ausführlichen Hintergrund-Artikel in unserem Blog "Storage für unsere Cloud: Das Geheimnis schnellen und unendlichen Speicherplatzes" gerne verwiesen.