Endlich ist es soweit: Unser neustes Hosting-Produkt zum tollem Dokumentenmanagement-System Paperless NGX ist mit vielen Vorteilen da

Vorab ein Exkurs: Aber bevor wir auf die Software Paperless NGX, auf die Vorteile eines Dokumentenmanagement-System (DMS) und speziell unserem neuen Angebot eingehen, möchten wir Ihnen berichten wie wir zu Paperless NGX kamen und welche Erfahrungen wir gemacht haben. Im weiteren Teil dieses Blogartikels, der durch unsere und meine auch persönlichen Erfahrungen etwas länger geworden ist, kommen wir dann natürlich auch zur Software Paperless NGX und unserer Lösung.

Wie kamen wir selbst zur Nutzung dieser Software?

Jeder Unternehmer, jeder Verein und jede Privatperson kennt es: Jeden Tag, jede Woche, jeden Monat und jedes Jahr prasseln einmalige und widerkehrende Dokumente per Mail, durch den Download aus Portalen und, immer noch öfter als uns lieb ist, per Briefpost auf uns ein.

Manches ist nur Werbung und kann sofort entsorgt werden. Aber viele Dokumente sind wichtig und müssen aufbewahrt werden. Manches Dokument benötigt man nach Jahren nochmal. Warum und wofür auch immer - aber immer möglichst mit einem schnellen Handgriff.

Klassischerweise heftet man die Dokumente physisch in Ordnern ab und jeder hat dabei sein eigenes System der Ordnung, um Dokumente auch nach Jahren mehr oder weniger effizient dann wieder finden zu können. Aber jeder kennt es auch: Es kommt zwar nichts weg, aber man sucht dann doch manches mal länger als gedacht in den Katakomben aus Metern an Ordnern.

Wir bei Portunity hatten schon Anfang der 2000er Jahre ein alternatives, aber auch sehr primitives selbstgebasteltes Datenbank gestütztes System mit einer Scanner- und Faxanbindung. Anfang der 2000er Jahre weit voraus - und dann immer mehr in die Jahre gekommen. So Retro ;)

Vor einigen Jahren haben wir dann über "Datev Unternehmen Online" für Rechnungen und Belege ein Cloud-basiertes System zur Ablage und zum Austausch mit unserem Steuerberater eingeführt. Über die dort angebotene digitale Personalakte fanden dann auch alle Mitarbeiter-bezogenen Dokumente wie Verträge usw. ein digitales Plätzchen - ohne dass jeder Mitarbeiter drauf zugreifen kann ;)

Wobei die digitale Lohnakte von Datev aus unserer Sicht massiv grausig ist - noch mehr als zum Teil "Datev Unternehmer Online" auch schon sichtbar in die Jahre gekommen ist. Um es diplomatisch auszurücken. Trotzdem gibt es für Rechnungen und mitarbeiterbezogene Dokumente derzeit wenig alternatives, wenn der Steuerberater eben auf Datev setzt. 

Aber dann gibt es ja noch den ganzen Rest an eingehender Post und an reinflutenden Dokumenten... So blieb es, dass ich meine Augen immer mal wieder auf allen möglichen Plattformen nach Digitalisierungslösungen offen gehalten hatte. Was setzen andere ein? Wir konnten ja mit der Herausforderung einfach nicht alleine sein... Vor etwas über einem Jahr fand ich dann über Youtube-Videos eine sehr frühe Version bzw. einen Fork einer Open-Source-Software namens Paperless NGX.

Nach einer ersten Installation wurde aus einer Testinstallation schleichend ein bei allen Mitarbeitern akzeptiertes Ablage-System für Dokumente.

Was sind meine Erfahrungen mit Paperless NGX?

Kurz und knapp: Wir nutzen bei Portunity Paperless NGX täglich. Die Organisation der Dokumente und die Möglichkeiten selbst unseren 5-stelligen digitalen Dokumentenbestand schnell nach diversen Kriterien zu filtern, zu durchsuchen und auch alte Dokumente super schnell zu finden, ist einfach grandios und spart uns massiv Zeit.

Ein Dokumentenmanagementsystem wie Paperless NGX ist meiner Meinung nach ein absolut unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, Selbstständige, Vereine und auch für jeden Menschen um die eigene Dokumentenverwaltung zu optimieren.

Bei Portunity setzen wir nun selbst seit einiger Zeit auf Paperless NGX und auch die meisten unserer Mitarbeiter nutzen es außerhalb des Unternehmens gerne.

Bildschirmfoto von Paperless NGX mit einigen Dokumenten

Wie entstand die Idee, Paperless NGX als Hosting-Lösung an zu bieten?

Ich habe Paperless NGX, wie bereits erwähnt, zwischenzeitlich auch in meinen anderen Unternehmungen und auch privat im Einsatz. Aber genau da ging es dann irgendwann los, sich selber um Installation, Wartung, Redundanz und Backups usw. kümmern zu müssen. Will man doch auch privat wichtige Dokumente nicht durch einen Festplatten-Crash verlieren. Vieles ist dann zu organisieren, zuweilen auch neu zu lernen, einzurichten und zu überwachen. 

Geht das nicht einfacher? Muss ich mich, bei aller technischen Passion die ich habe, wirklich auch noch privat mit diesem ganzen Technik-Kram rumschlagen und sorgen wie ich alles sicher betreibe? Wie ich gespeicherte Dokumente bereits im Vorfeld bei einem technischen Defekt oder Ausfall rette? Können tue ich es vom Wissen, Können usw. Aber will ich diese ganzen Klimmzüge wirklich selber machen? Oder will ich es einfach nur nutzen und "genießen" um Zeit zu sparen? 

Diese Fragen dürften sich auch alle Unternehmer-Kollegen, Selbstständigen und Mitmenschen stellen. Selbstverständlich kann sich jeder "Paperless NGX" völlig kostenfrei runterladen und nutzen, also auf seinem NAS, Raspberry, Intel-NUC oder sonst wo installieren. Aber dann muss man sich auch um alles begleitende selbst kümmern. Will man das in aller Konsequenz?

So entstand unsere Idee, zur lizenztechnisch eigentlich kostenfreien Open-Source-Lösung einen kommerziellen Hosting-Service "on top" anzubieten: Für alle, die es bequemer haben wollen. Einen Service, der einem nicht nur die Installation sondern vor allem den sicheren Betrieb in einer hochverfügbaren Cluster- und Storage-Umgebung inkl. Backup abnimmt. Einen Service, der sich um Updates kümmert und vor allem wo Menschen auch mal mit Rat und Tat zur Seite stehen. Einen Service, der einen einfach Zeit und Nerven spart und schneller zum Ziel führt, so dass man die vielen Vorteile eines DMS-Systems schneller und leichter erlebt.

Nach einigen Monaten haben wir nun unsere Plattform implementiert und freuen uns diese tolle Lösung anbieten und unsere Erfahrung teilen zu können.

Warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen?

Durch die Funktionen wie Volltextsuche und automatische Kategorisierung ermöglicht Paperless NGX eine schnellere und effizientere Dokumentensuche im Vergleich zu physischen Archiven. Das lästige Durchsuchen von Papierordnern entfällt komplett, da alle Dokumente digitalisiert und in einem übersichtlichen System abgelegt werden. Darüber hinaus können Prozesse automatisiert werden, was Zeit spart und Fehler minimiert. Von der automatischen Zuordnung von Dokumenten bis hin zur Weiterleitung an bestimmte Personen lassen sich zahlreiche Workflows optimieren.

Die verbesserte Zusammenarbeit ist ein weiterer entscheidender Vorteil von Paperless NGX. Durch die zentrale Ablage können alle Teammitglieder, Mitarbeiter, Vereins- oder Familienmitglieder von jedem Gerät aus auf die Dokumente zugreifen. Die Freigabemöglichkeiten ermöglichen es, Dokumente mit anderen zu teilen und ihnen spezifische Berechtigungen zuzuweisen. Kommentarfunktionen erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

Kosteneinsparungen sind ein wichtiger Aspekt für jedes Unternehmen, jede Organisation und auch privat: Die Digitalisierung von Dokumenten führt zu einer Reduzierung des Papierverbrauchs und der damit verbundenen Kosten für Druck und Lagerung. Durch die Automatisierung von Prozessen werden Ressourcen effizienter genutzt und Compliance-Anforderungen können leichter erfüllt werden.

Nicht zuletzt bietet Paperless NGX eine erhöhte Sicherheit für Ihre Dokumente. Digitale Dokumente sind vor Verlust durch Feuer, Wasser oder Diebstahl geschützt. Sie können genau steuern, wer Zugriff auf welche Dokumente hat, und Ihre Daten sind durch moderne Sicherheitsstandards geschützt. Und durch unseren hochverfügbare Systeme sind auch Festplatten-crashs und Ausfälle ganzer Server keine Gefahr mehr.

Insgesamt ist ein Dokumentenmanagementsystem wie Paperless NGX eine Investition, die sich für Unternehmen, Selbstständige, Vereine und auch privat in vielerlei Hinsicht auszahlt: Es verbessert die Effizienz, fördert die Zusammenarbeit, spart Kosten und bietet gleichzeitig einen erstklassigen Schutz für Ihre sensiblen Daten.

Bildschirmfoto von Paperless NGX: Bearbeiten eines Dokumentes mit Verschlagwortung, Zuordnung Dokumententyp u.a. 

Welche Funktionen bietet Paperless NGX?

Paperless NGX bietet eine umfangreiche Palette von Funktionen, die die Dokumentenverwaltung effizienter und benutzerfreundlicher gestalten.

Zu den Kernfunktionen gehören das Hinzufügen von Dokumenten über verschiedene Kanäle wie direkter Upload, Verzeichnisfreigabe, E-Mail oder Integration von Scannern. Die automatische Indexierung von Dokumenten mittels OCR-Texterkennung ermöglicht eine schnelle und präzise Suche. Korrespondenten und Tags können verwendet werden, um Dokumente zu organisieren und zu kategorisieren. Eine automatisierte Zuordnung kann viel Arbeit abnehmen.

Zusätzlich bietet Paperless NGX erweiterte Funktionen wie OCR-Texterkennung für Bilder und PDFs, Barcode-Erkennung, Volltextsuche in PDFs und die Möglichkeit, automatische Ablagen und Workflows zu definieren. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen die Erfassung weiterer strukturierter Daten, während die Integration mit anderen Anwendungen wie E-Mail-Clients oder CRM-Systemen die nahtlose Zusammenarbeit erleichtert. 

Nochmal: Warum sollte ich Paperless NGX in einer Cloud betreiben – und nicht lokal bei mir zu Hause / in der Firma installieren?

Neben dem bereits weiter oben erwähnten zeitlichen und komfort-zonen-Faktoren, bietet die Entscheidung Paperless NGX in der Cloud zu betreiben anstatt lokal bei Ihnen zu Hause oder in der Firma zu installieren, eine Reihe von Vorteilen:

Geringerer Installations- und Wartungsaufwand: Mit der schlüsselfertigen Cloud-Lösung entfallen Anschaffung und Verwaltung eigener Hardware sowie technischer Aspekte wie Redundanz und Datensicherheit. Paperless NGX stellt im Rahmen unserer Hosting-Lösung sofort nutzbare Datenverzeichnisse und Mailadressen bereit, was einen schnellen Start ermöglicht.

Mobile Zusammenarbeit: Unsere Cloud-Plattform ermöglicht eine nahtlose mobile Zusammenarbeit durch den zentralen Datenbestand, der von überall und von verschiedenen Geräten aus zugänglich ist. Es ist keine zusätzliche Softwareinstallation oder Verwendung von VPNs erforderlich, da die Verbindung durch SSL-Verschlüsselung gesichert ist.

Hochverfügbarkeit: Die Serverinfrastruktur und Datenspeicherung in der Cloud bieten eine hohe Verfügbarkeit durch redundante Technologien wie unseren CEPH-Cluster, der Daten auf verschiedenen Systemen und Speichermedien speichert. Die hochredundanten Server gewährleisten einen unterbrechungsfreien Betrieb, selbst im Falle von Serverausfällen, meistens ohne dass die Benutzer dies bemerken.

Paperless NGX als Software ist kostenfrei

Wichtig: Wir bieten ausschließlich das Hosting für Paperless NGX an. Das ist es auch, wofür wir eben Geld verlangen. Für das Hosting und optional Service und Support - nicht für die Software. Die Software ist ein Community-Projekt, OpenSource und eben kostenfrei.

Die Funktionalität von Paperless NGX selbst liegt deshalb auch außerhalb unseres Einflussbereichs.

Unsere Leistungen:

• Bereitstellung und Wartung eines Servers bzw. Containers für Paperless NGX
• Rechenzentrums-Umgebung mit Standort Deutschland
• Sichere Datenspeicherung
• Regelmäßige Backups Updates und Fehlerbehebungen auf Serverebene
• Support: Support für die Nutzung von Paperless NGX können wir darüber hinaus nur eingeschränkt nach besten Wissen und Gewissen leisten - dieser Anwendersupport per Mail oder Telefon ist nach Aufwand kostenpflichtig.

Unser Einfluss auf Paperless:

• Wir können keine Anpassungen an der Paperless-Software selbst vornehmen.
• Wir können keine Fehler in der Paperless-Software beheben.

Wo finde ich das Angebot?

Zum Start von unserem Paperless-NGX Hosting bieten wir Ihnen ein exklusives Sonderangebot an: Für eine begrenzte Einführungszeit entfallen die Setupgebühren.

Alles weitere finden Sie auf unserer Tarif-Seite Paperless-NGX Hosting.

Überzeugen Sie sich selbst! Wir freuen uns auf Ihr Feedback und unser Team steht für erste Fragen natürlich gerne zur Verfügung.